Menyediakan Layanan Akomodasi Reception

 A. Peran dan Fungsi Kantor Depan Hotel



           Front Desk Agent melaksanakan peran dan fungsi penting  sebagai operasional . Citra yang baikterhadap hotel ada pada depaterment ini . Istilahnya sebagai Jantunghotel ,di karenakan dari sinilah sumber informasi dan instruksi ke berbagai departement terhadap jasa pelayanan kepada tamu di berikan .

Fungsi Operasional Front Desk Agent adalah :

1. Menerima pesanan kamar;
2. Menangani kedatangan, pendaftaran, dan penempatan kamar tamu;
3. melayani selama tamu tinggal di hotel dan melaksanakan keberangkatan tamu .

Depaterment ini terbagi menjadi beberapa subbagian , yakni:

• bagaian pemesanan kamar (Room Reservation)
• Pelayanan barang (Uniformed Service)
• Pelayanan informasi (information service)
• Dan pelayanan penerimaan tamu (reception Service)

Reception terdiri dari 2 bagian , yaitu :

1. Day receptionist
2. Night Receptionist 

Kedua bagian ini memiliki fungsi yang sama  , yaitu menjual kamar dan fasilitas lain , namun ada tambahan bagi night reception , yakni membuat ikhtisar (summary) terhadap pekerjaan pada hari tersebut dan mempersiapkan pekerjaan untuk keesokan harinya .

B. Pengetahuan Produk (Product Knowledge)

         Pengetauan produk yang akan di tawarkan kepada tamu ,merupakan keharusan untuk di kuasai oleh receptionis . Dengan latihan pengalaman , akan tercipta keterampilan salesmanship, sehingga terjadi efisiensi dalam proses penjualan kamar .

1. Room Charges
 

         Receptionist harus mengetaui dan memahami harga kamar yang di tawarkan untuk harga kamar umum dan harga kamar spesial , seperti travel agent, dan harga untuk kontrak lain.

2. Hotel Fact Sheet 

 

   Receptionist harus mengetahui informasi tentang event yang akan datang dang sedang di selengarakn di hotel . Fasilitas dan berbagagai kegiatan yang ada di area hotel ,seperti jumlah kamar , jenis restaurant, jenis meeting room dan tempat lain  yang merupakan sumber pendapatan hotel lainnya .

3. Guest Room Size and Rate

    Reception harus mengetahui dan mengetahui jenis kamar atau ukuran kamar yang di miliki , lokasi tipe jenis kamar , pemandangan yang di miliki untuk setiap jenis kamar ,jenis nama atau ruangan yang di sewakan  sperti ballroom, meeting room, bussines room.

4. Checkout Time and late Checkout Time

    Receptionist harus mengetahui waktu keberangkatantamu (checkout timu) yang di berlakukan hotel sehingga mampu meninjaklanjuti pada kasus tamu yang telmabat atau melebihi dari waktu keluar kamar.

C. Area Kerja Reception dan Peralatan yang Digunakan

     Penerimaan tamu hotel atau Hotel Receptionist dalam menjalankan fungsinya harus dapat dan terampil dalam mengoperasikan peralatan sekitar area kerjanya .
peralatan;

• Information Rack
• Automatic Switchboard
• Remind O-Timer
• Room Rack
• Key Rack
• Date and Time Stamping Machine 
• Printer
• Computer Terminal
• Folio Rack
• Posted Vocher Rack
• Electronic Posting Machine
• Hold Mail Rack
• Telephone
• Reservation key Drowe
• Telex Machine

Formulir ;

• Log Book 
• Expected arrival List
• Reservation document
• Guest history Record
• Blocking Card
• Regristration Document
• Special Request Requisition
• Housekeeper repoet
• Expetecd Departure List

 D. Pelaksanaan Persiapan Pagi ( Morning Preparation)

1. Memeriksa dan menindaklanjuti Log Book
2. Memeriksa daftar  EAL
3. Mengakurasi Informasi pada Room rack
4. Menghitung Kamar
5. Menetapkan kamar

• Pre-paration kamar
• Mengalokasikan kamar